De fietsregeling houdt in dat een forfaitaire bijtelling van 7% van de waarde (inclusief BTW) van de fiets geldt als de werkgever mede voor privégebruik een fiets ter beschikking stelt aan een werknemer. De administratieve lasten lopen fors op als de werkgever naast de fiets ook een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer verstrekt. Dat wordt nu door een toezegging eenvoudiger.
Bijtelling fiets van de zaak
De bijtelling van 7% wordt bij het loon geteld. Als er sprake is van woon-werkverkeer dan wordt de fiets geacht in ieder geval ter beschikking te zijn gesteld voor privégebruik. De bijtelling is alleen aan de orde voor zover dit meer is dan een eigen bijdrage van de werknemer voor privégebruik. Wanneer de werknemer voor het woon-werkverkeer enkel gebruik maakt van de fiets van de zaak, verloopt dit administratief goed.
Gebruik van eigen auto naast fiets van de zaak
Als de werknemer soms met de fiets naar het werk komt, maar ook een paar dagen per week met de eigen auto, dan werkt de regeling lastiger. De administratieve lasten lopen op als de werkgever niet enkel een fiets van de zaak aanbiedt, maar daarnaast ook een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding verstrekt voor het reizen met een privévervoermiddel.
Voor een vaste onbelaste kilometervergoeding moet de werkgever namelijk aannemelijk maken hoeveel dagen een werknemer doorgaans of ‘in de regel’ reist naar een vaste plaats van werkzaamheden. In de praktijk betekent dit dat werkgevers, soms op omslachtige wijze, nauwkeurig bijhouden hoe iemand naar het werk is gekomen. Dit speelt ook als een werknemer incidenteel – bijvoorbeeld bij slecht weer – met de eigen auto het woon-werkverkeer aflegt. Daarnaast blijkt bij een aantal werkgevers ten onrechte de indruk te zijn ontstaan dat er naast de fietsregeling in het geheel geen reiskostenvergoeding voor reizen met privévervoermiddelen geboden kan worden.
De (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding en de fietsregeling
De werkgever mag een werknemer onder voorwaarden een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,21 per kilometer geven (gerichte vrijstelling) als hij voor zijn werk naar een vaste plek reist. Op de dagen dat de werknemer met de fiets van de zaak reist, mag er geen onbelaste reiskostenvergoeding worden verstrekt. Op de dagen dat de werknemer met de eigen auto reist, kan wel een onbelaste reiskostenvergoeding worden verstrekt. Deze onbelaste reiskostenvergoeding kan door de werkgever op declaratiebasis worden toegekend, maar ook in de vorm van een vaste reiskostenvergoeding. Als de werkgever (inhoudingsplichtige) naast een fiets van de zaak ook een vaste reiskostenvergoeding wil geven, kan dat dus. De werkgever zal echter voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding aannemelijk moeten maken dat het andere vervoermiddel wordt gebruikt.
Waar gebruik wordt gemaakt van verschillende vervoersmiddelen, in het bijzonder als de één ter beschikking is gesteld en de ander privé is, ontstaat de administratieve last om dit goed uit te werken en te monitoren. Tegelijkertijd is het volgens het kabinet niet wenselijk dat werkgevers dusdanig veel moeite hebben met de bewijslast dat ze besluiten in het geheel geen fiets van de zaak aan te bieden.
Tip: Om de bewijslast bij een vaste reiskostenvergoeding voor een privévervoermiddel te vereenvoudigen kunnen werkgever en werknemer door een toezegging van 6 februari 2023 individueel afspraken maken over hoeveel dagen per week met de eigen auto wordt gereisd en hoeveel dagen per week met de fiets van de zaak wordt gereisd. Deze afspraken kunnen dan de basis vormen voor de vaststelling van een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding, mits de afspraken zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden van de werknemer en voldoende realiteitswaarde hebben. Een incidentele afwijking van deze afspraak hoeft niet te leiden tot een aanpassing van de vergoeding.
